Підготовка та здавання звітності ПДВ

Зміст:

• Як правильно подати декларацію ПДВ?;
• Які суб’єкти господарювання мають подавати декларацію з ПДВ?;
• Період декларування та строки здачі ПДВ-звітності;
• Подання декларації за квартал: нюанси та особливості;
• Як платник податку на додану вартість скористатися цим періодом звітності?;
• Квартальний звіт: коли можна змінити період звітування?;
• Чи є необхідність подавати повторну заяву про бажання залишитись на квартальному періоді звітності, якщо платник податків уже подає звітність поквартально?;
• Зміна системи оподаткування: зміни для платника податку на додану вартість;
• Скільки часу відводиться на складання та здачу ПДВ-звітності та коли слід вносити податковий платіж?;
• Чи є можливість продовження періоду здачі звітності та часу сплати податкового платежу, якщо останній термін припав на неробочий день?;
• Чи існує можливість виправити помилку, допущену при здачі ПДВ-звітності, якщо час подання звітності ще не закінчився?;
• Нестандартні періоди подання звітних документів. Визначення першого звітного періоду новим платником податків;
• Як визначається останній звітний період, після якого буде анульовано реєстрацію платника податку на додану вартість?;
• Як заповнювати декларацію?;
• Яким чином можна подавати звітність?;
• Як подається декларація у цифровому форматі?;
• Законодавчі документи не обмежують тривалість операційного дня;
• Як подати паперову декларацію?;
• Перелік документів, що подаються разом із звітністю;
• Хто має підписувати звітність?;
• Ситуації, коли звітність може бути не прийнята контролюючим органом;
• У яких випадках звітність подавати не потрібно?;
• Підведення підсумків.

Як правильно подати декларацію ПДВ?

Для багатьох суб’єктів господарювання подання декларацій з ПДВ викликає безліч питань. Тому далі будуть розглянуті найпопулярніші питання: кому необхідно подавати таку декларацію, які терміни її подання, за який часовий проміжок подається декларація, який перелік документів необхідно додавати до декларації, коли слід подати цей документ.

Які суб’єкти господарювання мають подавати декларацію з ПДВ?

Декларацію слід подавати лише тим провідним господарську діяльність суб’єктам, які реєструвалися як платники податку на додану вартість. Це регламентується відповідним документом, виданим Міністерством фінансів України №21 від 28 січня 2016 року. Також є винятки. До них належать суб’єкти господарської діяльності, які подали заяву з проханням анулювати свою реєстрацію як платника податку на додану вартість, а також суб’єкти СГ, реєстрацію яких було скасовано рішенням податкової служби. Їм необхідно надати звітність за останній звітний період.

Період декларування та строки здачі ПДВ-звітності

ПКУ регламентує всі періоди звітності та періоди подання звітностей ПДВ-платниками. Пункт 202.1 ПКУ визначає, що ця категорія платників податків має право вибрати оптимальний для себе календарний звітний період:

• Місяць – є мінімальним періодом, за який надається звітність, та встановленим як стандартний період. Багато платників податку на додану вартість віддають перевагу саме цьому періоду звітності;
• Квартал – такий звітний часовий проміжок доступний лише єдинників – суб’єктів господарську діяльність, що є єдиному податку. Це регламентується п. 202.2 таки Податкового кодексу України. До цієї категорії платників відносяться суб’єкти господарювання (СГ) III групи (податковий платіж становить 3%) та IV групи.

Подання декларації за квартал: нюанси та особливості

ВРУ 16 січня 2020 року проголосувала законопроект №1210, у якому квартал, як звітний період, було скасовано. Однак на сьогоднішній день під цим документів немає підпису, який би ввів його в дію, тому документ не має повної юридичної сили, і звітний період тривалістю квартал ще може бути застосований платниками ПДВ.

Як платник податку на додану вартість скористатися цим періодом звітності?

Для того, щоб мати можливість подавати звітність раз на квартал, слід подати до відповідних органів заяву встановленого зразка.

Спільно з декларацією, яка подається за останній звітний період (останній квартал або місяць року), слід подавати і таку заяву, до якої слід внести необхідні дані:

• Вказати дату, з якої подаватиметься квартальна звітність;
• Дату, з якої СГ сплачує єдиний податок;
• Групу, до якої належить платник податків, та податкову ставку, що сплачується на момент подання документів.

Подаючи заяву про зміну звітного періоду, слід проставляти відмітку про це. Якщо така буде відсутня, то СГ все одно матиме право в майбутньому подавати квартальну звітність.

Квартальний звіт: коли можна змінити період звітування?

Період звітності змінити на квартальний можна лише з 1 січня наступного року.

Як приклад можна розглянути ситуацію: якщо суб’єкт господарської діяльності є платником єдиного податку з 3% податковою ставкою з III кварталу, а до того часу був на ГСН, то до кінця поточного року його звітний період буде місячним. Оскільки змінити період звітності у цей час неможливо. Зміни можливі лише з початку наступного року. І це за умови, що разом із поданням до контролюючих органів грудневої декларації, СГ не забуде написати відповідну заяву, де вкаже:

• Дату, коли він планує перехід на щоквартальну здачу ПДВ-декларацій (1 січня наступного року);
• Дату, коли платник податків перейшов на сплату єдиного податку (III квартал цього року).

Чи є необхідність подавати повторну заяву про бажання залишитись на квартальному періоді звітності, якщо платник податків уже подає звітність поквартально?

Подання поквартальної звітності не переноситься автоматично на наступний календарний рік. Це означає, що платнику податку разом із поданням останньої декларації необхідно повторно подати квартальну звітність. За відсутності від СГ такої заяви його вже з початку наступного року буде переведено на місячний звітний період.

Зміна системи оподаткування: зміни для платника податку на додану вартість

При зміні системи оподаткування (був єдиний податок – стала загальна система) платник податку на додану вартість позбавляється можливості подавати звіти поквартально. З моменту переходу на іншу систему оподаткування об’єкту СГ необхідно буде подавати звітність протягом місяця. Змінити період звітності платнику податків необхідно самостійно, і після закінчення першого місяця після змін слід подати звітність до контролюючих органів. У ній також слід зазначити зміну системи оподаткування.

Скільки часу відводиться на складання та здачу ПДВ-звітності та коли слід вносити податковий платіж?

Звітний період та тимчасові рамки подання податкових декларацій безпосередньо пов’язані. Коли звітний період добігає кінця, платник податків має ще деякий час на складання та подання звітності. Йому необхідно подати декларації до ДПС протягом:

• Двох декад, якщо у звітність відображено період календарного місяця;
• 40 днів, якщо звітність подається за квартал.

Щоб здійснити платіж є ще 10 днів після подання звіту до контролюючого органу (після 20 та 40 календарних днів (к. дн.) відповідно). У разі попадання останнього дня строку подання декларації на неробочий день, то термін подання документів автоматично продовжується до.

Чи є можливість продовження періоду здачі звітності та часу сплати податкового платежу, якщо останній термін припав на неробочий день?

Так, якщо йдеться про подання податкових звітностей. Термін продовжується до найближчого робочого дня, якщо останній день подання звітностей виявився неробочим.

Цей момент стосується лише часу подання звітностей до контролюючого органу. Внести обов’язковий платіж у ситуації ситуації слід у відведені терміни.

Чи існує можливість виправити помилку, допущену при здачі ПДВ-звітності, якщо час подання звітності ще не закінчився?

Така нагода є. Необхідно просто подати правильно заповнену декларацію, вказавши у рядку 011 замість позначки “Звітна” “Звітна нова”. Якщо після подання нової звітності виявляється нова помилка, а термін подання декларації ще не минув, тобто можливість знову подати нову звітність знову-таки вказавши “Звітна нова”.

Слід пам’ятати, що остання звітність буде оригіналом документа. Саме внесені до неї відомості будуть прийняті до відома.

Нестандартні періоди подання звітних документів. Визначення першого звітного періоду новим платником податків

Пройти реєстрацію та стати платником податку на додану вартість можна у будь-який день. Зареєструватися ПДВ-платником можна з будь-якого числа. Якщо реєстрація припала на будь-яке число, крім першого, то для об’єкта СГ перший звітний період триватиме з дати реєстрації до останнього дня наступного місяця. Слід пам’ятати, що мова йде про календарний місяць, то його перше число і 1-й календарний день співпадуть.

Як приклад можна подати ситуацію, коли СГ зареєструвався як ПДВ-платник із 3 лютого. Навіть якщо цей день буде робочим, він не співпадає з 1-м календарним днем лютого. Отже, перший звітний період триватиме з 03.02 до 31.03. Згідно із законом, період подання звітності закінчиться 19 квітня (або 20, якщо рік високосний). При цьому, незважаючи на те, що період звітності з 03.02 до 31.03, у графі “Звітний період” слід зазначити березень, оскільки саме він є першим повним місяцем.

Як визначається останній звітний період, після якого буде анульовано реєстрацію платника податку на додану вартість?

Анулювати реєстрацію платника податку на додану вартість можна з будь-якого числа. Для платників податків, які мають місячний та квартальний звітний період, по-різному розраховуватимуться останні звітний період. Для тих, хто подає щомісяця звітність, такий період настане з першого числа поточного місяця до дати, коли ПДВ-реєстрацію буде анульовано. У платників податків, що подавали звітність поквартально, відлік останнього періоду, за який слід подати звітність, починатиметься з першого числа поточного кварталу та закінчуватиметься датою закінчення реєстрації СГ як платника ПДВ.

Що відводиться на складання та подання декларації до контролюючих органів за останній звітний період, не змінюється: 20 к. дн. по закінченню звітного періоду надається для тих СГ, хто здавав звітності щомісяця, та 40 к. дн., якщо звітність подавалася за квартал.

Як приклад можна розглянути такі ситуації. Суб’єкт господарської діяльності ухвалив рішення анулювати свою реєстрацію 10 червня. Він подавав звітність щомісяця. Отже, його останній період звітності становить з 1 по 10 червня. Останню звітність йому слід подати пізніше 20 липня.

Слід пам’ятати, що подаючи таку декларацію, потрібно вказувати інформацію про те, що реєстрацію платника податків було скасовано. Також у звітності необхідно вказати останній період звітності.

Як заповнювати декларацію?

Цей документ містить кілька розділів, тому важливо не заплутатися, складаючи декларацію. Загалом у документі є п’ять розділів. У кожен із них слід внести необхідну інформацію:

• Шапка, де зазначаються всі відомості про платника ПДВ;
• “Податкові зобов’язання”;
• “Податковий кредит”;
• “Розрахунки за звітний період”;
• Висновок, де слід внести відомості про подання разом із звітністю ще якихось документів. Усі відомості про те, як коригувалося негативне значення, також вказуються в цьому ж розділі.

Щоб у майбутньому не виникало проблем із ДПС, слід правильно заповнювати бланк звітності. І тут є низка вимог:

• Звітність слід подавати за тією формою, яка є актуальною на момент подання документа до контролюючого органу;
• До документа вносяться дані лише за останній звітний період;
• Усі суми у звітності зазначаються у національній валюті шляхом округлення копійок до гривні за стандартними правилами. Але це правило не поширюється заповнення додатків (1, 2, 5, 7). Вони слід зазначати точну суму. Це дозволяє мінімізувати похибку у підрахунку суми ПДВ. Усі суми з граф “Усього” і “Усього за місяць”, що переносяться в однойменні поля в декларації, у вищезгаданих додатках повинні вказуватися без копійок. Значення слід округлювати за загальноприйнятими правилами;
• Стовпець “А” – вказується інформація щодо обсягів постачання. Податок на додану вартість у цьому стовпці не враховується. Сума цього податку прописується у сусідньому стовпці “Б”;
• Розмір податку, який потрібно буде сплатити, вираховується платником самостійно. Важливо, щоб усі відомості у бухгалтерських та податкових звітностях були дійсними;
• Платник податків заповнює лише необхідні йому поля, стовпці та рядки. В інших (порожніх) осередках немає необхідності проставляти якісь позначення.

Яким чином можна подавати звітність?

У ДПС є можливість надавати електронну звітність. Важливим моментом є використання електронного цифрового підпису (ЕЦП), без якого електронна декларація буде недійсною. Реєструючи ЕЦП слід дотримуватись усіх умов. Проте є ситуації, коли звітність можна подати на паперових бланках.

Як подається декларація у цифровому форматі?

Електронна звітність має бути подана до контролюючого органу не пізніше 23:59 останнього дня подання документа, зазначеного у законодавстві.

Платнику податку на додану вартість, який надіслав звітність в електронному форматі, надходять кілька квитанцій.

Фактичне отримання звітності контролюючим органом підтверджується квитанцією, яка надходить першою. Формується цей документ, що підтверджує, після перевірки звітності в автоматичному режимі. Контролюючий орган після отримання електронної декларації від платника податків зобов’язаний не пізніше ніж через дві години надіслати платнику податків підтвердну квитанцію. Якщо декларація надсилалася у неробочий час або у вихідний день квитанція має прийти протягом такого самого часу, але вже наступного операційного дня. Відсутність підтверджуючих квитанцій у платника податків говорить про те, що ДПС не отримала звітності.

Звітність, що подається в електронному форматі, автоматично проходить перевірку:

• Того самого дня, коли документ було отримано ДПС;
• На наступний робочий день, за умови, що документ був відправлений у неробочий час або за 60 хвилин до закриття організації.

Законодавчі документи не обмежують тривалість операційного дня

Можливий варіант коли електронна звітність не змогла пройти автоматичну перевірку. Тоді платнику податків буде надіслано квитанцію, в якій буде вказано причину у неприйнятті електронної звітності. Це означає, що наступної квитанції платник податків не отримає.

Квитанція, що надсилається платнику податків другий, підтверджує фактичне отримання електронного документа державною податковою службою. У ній зазначається точний час отримання декларації. Іншими словами, ця квитанція є підтверджуючим документом про реєстрацію електронного документа в контролюючих органах або повідомляє, з якої причини декларація не була прийнята ДПС. Не пізніше, ніж наступного робочого дня відбувається створення підтверджуючого документа. Квитанція №2 містить у собі відомості про дату та час прийому електронної звітності. Вони збігаються з даними, зазначеними у квитанції №1. Усі терміни реєстрації та видачі квитанцій регламентуються відповідним документом, затвердженим Міністерством фінансів України у 2016 році.

Використання глобальної мережі для надсилання електронних декларацій – чудова можливість скоротити тимчасові витрати на ходіння інстанціями. Однак слід пам’ятати, що для обробки отриманого електронного документа контролюючим органом потрібен певний час. З цієї причини не слід відтягувати надсилання електронної декларації до крайнього терміну подання звітності за податковий період.

Як подати паперову декларацію?

У разі, коли платник податків закінчив договір про визнання його електронних документів, він має право подати звітність у паперовому вигляді. Таку звітність він може подавати доки не буде укладено новий договір, який дозволить платнику податків повернутися до електронного документообігу. Подання паперової декларації може здійснюватися:

• Персонально чи через довірену особу;
• Поштовим відправленням, яке має включати опис та повідомлення. Терміни надсилання такого листа – максимум за п’ять днів до крайнього терміну подання звітності за податковий період. Цей час знадобиться на доставку та обробку документа.

Перелік документів, що подаються разом із звітністю

Подаючи декларацію, необхідно додати до неї ще кілька документів.

Додаток

До звітності може бути додано ще дев’ять додатків. Додаток подається лише в тому випадку, якщо у звітності заповнено відповідне поле, оскільки відбувалися події, потрібні для відображення у зазначених додатках. У такій ситуації декларація, подана без додатків, вважатиметься не поданою, оскільки не міститиме всієї об’єктивної інформації.

Слід пам’ятати, що при поданні додатків у декларації слід проставити відповідну позначку у певних полях. Вони знаходяться після третього розділу декларації. Відсутність таких позначок у звітності є підставою для відмови ухвалення декларації контролюючим органом.

Інші документи

До категорії інших документів належать:

• Заява, у якій платник податків виявляє своє бажання використати місячний чи квартальний податковий період;
• Повідомлення про передачу права своїм філіям складати податкові декларації та розрахунки коригування. Термін подання цього документа – початок року. Його слід подавати разом із звітністю за перший податковий період цього року. Повторне повідомлення подається з декларацією за період, у якому відбулися якісь зміни у списку філією;
• Оригінальні екземпляри митних декларацій, які декларант одержує на руки, оформляючи експорт товарів. Це відбувається лише у випадку, якщо під час оформлення експорту використовувалися паперові документи. При оформленні електронної митної декларації під час експорту митниця самостійно передає до податкової служби всю необхідну документацію. У такому разі жодних документів до декларації не слід додавати;
• Копії документів, що свідчать про певні операції, якщо платник податків подавав скаргу на постачальника (8 додаток). До таких документів належать: різні документи, що підтверджують факт розрахунку (чеки), оригінали документів, що доводять, що послуги чи товари було отримано. На сьогоднішній момент такі документи подаються лише у паперовому вигляді. Їх слід надавати до ДПС до крайнього терміну подання звітності;
• Заява, у якій платник податків просить призупинити чи повністю цурається надання йому пільги. Така заява подається за певною формою, встановленою законодавчими документами Мінфіну України. У документі платник податків зобов’язаний прописати точний період (з якого і за яке число), коли він не користуватиметься пільговими умовами;
• Документи, які можуть свідчити про перетворення, розбирання чи ліквідацію об’єкта. Результатом подібних дій об’єкт перестав бути придатним для застосування за первісним призначенням. До таких документів належать акти затверджених 1995 року Міністерством статистики форм №ОЗ-4, №ОЗ-3. Подання документів у довільній формі регламентує Закон №966-XIV від 16 липня 1999 року. Відповідно до його вимог у такому документі також слід зазначити всі необхідні дані оригіналу. Надання цих документів може здійснюватися з ініціативи платника податків (зробити це у встановлені законом строки подання звітності) або на вимогу контролюючого органу, оскільки на законодавчому рівні іншого механізму подання цих документів немає.

Слід пам’ятати, що подаючи до державної податкової служби заяву із зазначенням звітного періоду, повідомлення про передачу права філіям складати податкові накладні, паперові митні декларації слід проставляти відповідні позначки у полях (перебувають після третього розділу) звітності.

Якщо платник податку на додану вартість не згоден із податковими зобов’язаннями зафіксованими у декларації, він може це зазначити у звітності. У звітності після ІІІ розділу розміщено спеціальні поля, де можна вписати і цю інформацію.

Хто має підписувати звітність?

Особи, які складали звітність, мають поставити свої підписи під документом. Якщо платник податку на додану вартість має печатку, то нею засвідчуються проставлені підписи. Звітність підписувати мають право:

• Керівник платника податків або особа, яка має такі повноваження, фахівець, провідний бухгалтерський облік та відповідальний за подання до контролюючих органів податкових декларацій. Якщо в організації немає штатного головбуха, а бухгалтерський облік здійснює безпосередньо сам начальник платника податків, то достатньо лише його підпису під декларацією, що подається;
• Платник податків – фізична особа або її довірена особа;
• Відповідальна особа, яка займається веденням бухобліку та поданням звітностей до контролюючих органів, відповідно до договору про сумісництво/управління наявним майном або угодою про розподіл продукції.

Незалежно від формату декларації (паперова чи електронна), цей документ має бути підписаний усіма відповідальними за його заповнення та своєчасне подання особами та поставлено печатку (якщо така є). Але в електронній декларації проставляються електронні підписи та друк.

Варто знати, що електронні підписи, а також посилені сертифікати відкритого ключа, отримані до 5 жовтня 2017 року, коли набрав чинності новий Закон, дійсні до 7 листопада 2020 року, якщо їх термін дії не закінчується раніше.

Ситуації, коли звітність може бути не прийнята контролюючим органом

Податковий Кодекс України детально зазначає у кількох пунктах, які реквізити податкова звітність має включати.

При порушенні п.п.48.3, 48.4 Податкового кодексу при заповненні податкової звітності платником податків він буде повідомлений контролюючим органом письмово, якщо подавалася звітність у паперовому вигляді, або квитанцією, якщо подавалася електронна декларація, про причину відмови у прийнятті декларації ( , які були затверджені наказом державної податкової служби у 2012 році 14 червня) протягом наступних строків:

• П’яти робочих днів з моменту подання звітності у разі, коли остання подавалася в електронному вигляді або надсилалася поштою;
• Три робочі дні з моменту подання, якщо звітність була подана персонально (або представником) до контролюючих органів.

Вищезгадані методичні рекомендації також містять і перелік причин, з яких контролюючий орган має право відмовити у прийнятті декларації. Він викладений у 6 додатку.

У яких випадках звітність подавати не потрібно?

Існує лише одна ситуація, що дозволяє платнику податку на додану вартість не надавати звітності до контролюючих органів. При цьому повинні одночасно виконуватись дві умови:

• У періоді, за який слід подавати декларацію, не виникало об’єктів, які підлягають оподаткуванню;
• Відсутні показники, які підлягають внесенню до звітності відповідно до вимог, зазначених у Податковому Кодексі.

Як приклад можна розглянути такі ситуації. Платник податку на додану вартість на момент подання звітності вже має негативне значення ПДВ, що утворилося за попередній податковий період, але він не був постачальником товарів чи послуг та не купував їх протягом останнього звітного періоду. Йому необхідно подавати декларацію, оскільки інакше на нього будуть накладені штрафні санкції, згідно з п. 120 Податкового Кодексу України.

Платник податку в останньому звітному періоді не здійснював господарську діяльність, а також не має жодних показників, які слід зазначати у декларації, то він має право не подавати звітність до контролюючих органів.

Підведення підсумків

1. Платники податку на додану вартість мають право вибрати оптимальний для себе звітний період:

• Календарний місяць – у такому разі звітність має бути подана не пізніше двадцятого числа наступного за звітним періодом місяця;
• Календарний квартал (може бути обраний лише платником податку на додану вартість, що перебуває на єдиному податку) – звітність слід подавати не пізніше, ніж на сороковий календарний день після закінчення податкового періоду;

2. Сплата податкового збору має бути здійснена не пізніше ніж через десять днів після подання звітності до контролюючих органів;
3. Звітність слід подавати за кожний податковий період. При цьому результат не повинен бути наростаючим. Якщо у звітності заповнені рядки додатків, то ці документи також слід подавати разом із звітністю;
4. За податковий період можна не надавати звітність лише у разі, коли не виникли показники, що підлягають внесенню до декларації і жодна господарська діяльність суб’єктом оподаткування не здійснювалася.

Компанія — Аудит Сіріус Плюс надає допомогу в підготовці та здачі бухгалтерської звітності та в інших регіонах України: Харків, Одеса, Дніпро, Запоріжжя, Львів, Кривий Ріг, Миколаїв, Вінниця, Полтава, Черкаси, Хмельницький, Чернівці, Житомир, Суми, Рівне, Івано-Франківськ, Кам’янське, Кропивницький, Тернопіль, Кременчук, Луцьк, Біла Церква, Ужгород, Нікополь, Бровари, Павлоград.