Реєстрація податкових накладних ПДВ

Зміст:

• Реєстрація податкових накладних;
• Призначення податкової накладної;
• Ситуації, які не дають права на отримання податкового кредиту;
• Скільки часу приділяється на реєстрацію податкових накладних?;
• Чи є способи отримання податкового кредиту без ПН?;
• Штрафні санкції за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК;
• Здійснення перевірки реєстрації ПН в ЄРПН;
• Як перевірити ПН, перш ніж зареєструвати її в ЄРПН?;
• Як діяти при блокуванні під час реєстрації ПН?;
• Скільки ПН можна зареєструвати в ЄРПН?.

Реєстрація податкових накладних

Правильна реєстрація податкових накладних – для багатьох рівняння з кількома невідомими. Як впоратися з цим завданням, як не помилитися при оформленні розрахунків коригування за податковими накладними, а також як уникнути можливого блокування цього документа при подачі його до контролюючих органів – про все це йтиметься далі.

Призначення податкової накладної

Податкова накладна є дуже важливим документом, тому контролюючі органи завжди ретельно перевіряють її оформлення. При заповненні цього документа не допускаються виправлення помилок та помилки. Така вимога щодо заповнення цього документа прописана у законодавчих актах.

Кожен суб’єкт господарської діяльності має намір зменшити суми податкових платежів. Зробити це законним шляхом можна, скориставшись податковим кредитом. Щоб мати можливість скористатися всіма доступними інструментами, суб’єкти господарювання (СГ) реєструються як платники податку на додану вартість.

Суми податку додану вартість, вираховані з податкового зобов’язання, виявляються включеними до податкового кредиту. Досягається це шляхом купівлі чи замовлення необхідних ведення подальшої господарську діяльність СГ товарів чи послуг. Цілком зрозуміло, чому державна податкова служба так ретельно перевіряє податкові накладні. Адже саме ці документи підтверджують для отримання податкового кредиту. Контролюючі органи постійно розширює перелік інструментів, що використовуються для перевірки цих документів.

Будь-який суб’єкт господарювання, який має специфіку роботи з використанням податку на додану вартість, не може обійтись без податкової накладної. Оскільки при неправильному оформленні накладної не братиметься до уваги податковий кредит, зазначений у цьому документі.

Не всі знають, що постачальник товарів чи послуг відповідає за правильність заповнення та реєстрацію податкової накладної. Це регламентується Податковим кодексом України (розд. V, ст. 201, п.201.1). Одержувач повинен отримати правильно заповнену податкову накладну від продавця разом із товаром, що купується.

Однак на практиці виявляється, що всю відповідальність за неправильно оформлений документ доводиться нести фахівцю, який веде бухгалтерський та податковий облік для підприємства-покупця.

Слід пам’ятати, що податкову накладну (ПН) слід подавати до реєстру й у тому випадку, коли покупець не має права на податковий кредит. Навіть тоді він зобов’язаний отримати цей документ і зберігати його як звітний документ. Оскільки всі господарські операції слід реєструвати в Єдиному державному реєстрі ПН. Це правило поширюється на всіх суб’єктів господарської діяльності, навіть якщо вони не є платниками податку на додану вартість або купують товари чи послуги, що не застосовуються у господарській діяльності підприємства, або несуть витрати, що не підпадають під амортизацію.

Єдиний реєстр, який є базою даних, адмініструється державною податковою службою. Податковий Кодекс включає також положення (п.п. 14.1.160), що визначають статус інформаційної відомчої бази – Єдиного реєстру.

Ситуації, які не дають права на отримання податкового кредиту

Існує низка ситуацій, коли маючи податкові накладні, отримати податковий кредит неможливо. Це відбувається, коли накладні:

• Оформлено з порушеннями встановленого порядку (пункт 198.3 статті 198 розділу V Податкового кодексу України);
• Оформлено підприємством, яке не є ПДВ-платником або втратило цей статус відповідно до пункту 201.8 статті 201 розділу V Податкового кодексу України. Під ці критерії підпадають організації (підприємства, компанії) або фізичні особи-підприємці, ліцензії ПДВ-платників яких були анульовані, або не подали до контролюючих органів відповідну заяву та бажання зареєструватися платником податку на додану вартість;
• Термін видачі яких перевищив 1 рік (згідно з пунктом 198.6 статті 198 розділу V Податкового кодексу України). У разі, якщо ФОП використовує касовий апарат, то податкова накладна дійсна набагато менше часу – всього протягом 60 календарних днів з моменту, коли з рахунку платника було списано гроші;
• Свідчать про факт продажу товарів, які не використовуються у господарській діяльності підприємства, компанії чи організації або використовуються в операціях, які не оподатковуються на додану вартість;
• Не було зареєстровано у реєстрі за умови, що це необхідно було зробити (розділ V Податкового кодексу України, стаття 201, пункт 201.10);
• Включають суму податку на додану вартість, що перевищує розмір 10 000 гривень;
• Оформлені для товарів, що оподатковуються акцизом;
• Оформлені на товари, що ввозяться з інших країн в Україну, але при цьому факт імпорту не має підтвердження митною декларацією.

Відповідно до вимог Податкового кодексу України (пункт 201.10) реєструвати податкові накладні у Єдиному реєстрі слід у відведені законодавством строки.

Скільки часу приділяється на реєстрацію податкових накладних?

Податкові накладні слід реєструвати протягом наступних термінів:

• До кінця поточного місяця, за умови, що ПН оформлялася до 15 числа поточного місяця включно;
• До 15 числа наступного місяця включно, за умови, що ПН була оформлена в другій половині поточного місяця (після 15 числа);
• До 20 числа наступного місяця включно, за умови, що зведені ПН, які створювалися за операціями, зазначеними в п.п. 199.1, 198.5 Податкового кодексу України, були оформлені у поточному місяці;
• Не пізніше ніж через 15 календарних днів з моменту отримання покупцем, якщо йдеться про розрахунок коригування (РК) до ПН, який зменшує розмір компенсації від ціни товару.

У той самий час немає суворо обмеженого терміну, коли покупець може отримати мінусовий податковий розрахунок коригування. У зв’язку з цим оптимально реєструвати мінусові РК так само як і ПН, оформлені до середини місяця та після неї.

Здійснювати реєстрацію ПН слід у операційний час (8.00 – 20.00). Операційними днями за будь-яких умов залишаються 15-й та останній день місяця, незалежно від того, чи є вони робітниками.

Для реєстрації ПН у Єдиному реєстрі немає обмежень щодо часу внесення відомостей. Але якщо це відбувається після завершення операційного часу, то реєстрацію буде проведено найближчого операційного дня.

Слід пам’ятати, що якийсь негласний виняток є останнім днем року. 31 грудня хоч і є робочим днем, але ПН для реєстрації в Єдиному реєстрі не приймаються. Ті, що будуть подані, матимуть дату реєстрації наступного операційного дня. Це з тим, що 31.12 податкова служба проводить регламентні роботи. Тому рекомендується не залишати цього число податкові накладні, терміни реєстрації яких завершуються.

ПН, яка не була зареєстрована, не є приводом у відмові у податковому кредиті. Існує певний порядок, що дозволяє одержати його по-іншому.

Чи є способи отримання податкового кредиту без ПН?

Податковий кодекс України передбачає можливість отримання податкового кредиту без ПН. Подібні ситуації регламентуються п. 201.11 ст. 201 р. V. Для них передбачено нарахування податкового кредиту за умови, що заявник може подати оригінали документів, де зафіксована у повному обсязі сума, що виплачується при угоді, розмір ПДВ та ІПН постачальника.

Як підтверджуючі документи можуть подаватися:

• Проїзний документ на транспорт;
• Розрахунок за перебування у готелі;
• Чек за отримані послуги із зазначенням показників лічильників;
• Рахунок за користування послугами зв’язку;
• Чеки, які були видані реєстратором розрахункових операцій, на суму, що не перевищує дві сотні гривень, де вказано повну вартість продукції, що набуває, сума ПДВ, що входить до підсумкової суми; фіскальний номер та ІПН постачальника.

Необхідно, щоб у чеках, роздрукованих у касових апаратах, і що видаються під час здійснення торгових операцій платниками ПДВ, було зазначено таку інформацію:

• Сума до сплати з урахуванням ПДВ;
• Винесена в окремий рядок сума ПДВ як частина загальної вартості товару/послуги, що сплачується покупцем.

Чек, який надається як підтверджуючий документ, допускається лише у роздрукованому вигляді, оскільки він має видаватися електронним реєстратором розрахункових операцій. Необхідно, щоб у ньому було вказано такі відомості:

• Найменування підприємства, організації та її адресу;
• ІПН платника податків, включаючи літерні позначення (“ПН”);
• Напис “Фіскальний чек” та логотип продавця;
• Найменування товару, кількість штук, що купуються, вартість одиниці товару;
• Правіше товарної ціни має бути зазначена інформація щодо розмірів ПДВ у відсотковому співвідношенні до загальної суми та зазначена у гривнях точна сума;
• Сума та спосіб оплати щодо кожної суми;
• Загальна вартість всіх товарів, що купуються, з відповідною позначкою “Разом” або подібними;
• Номер, під яким було видано чек, та час здійснення покупки;
• Фіскальний номер реєстратора розрахункових операцій, позначка “ФН”.

Законодавство дозволяє отримати податковий кредит і без реєстрації ПН. Це регламентується Податковим кодексом України (п. 201.10 ст. 210 р. V). Скарга, подана на постачальника, є вагомим аргументом для отримання податкового кредиту.

Перелік підстав, що дають змогу внести ПДВ до податкового кредиту за пред’явленою скаргою:

1. Постачальник не надав ПН;
2. ПН, надана постачальником, оформлена з помилками;
3. Постачальник надав ПН, проте не зареєстрував її в ЄР, за умови, що ця процедура є обов’язковою.

Щоб скаргу було прийнято до уваги контролюючими органами, її слід правильно оформити. Додаток 8 до звітності з податку додану вартість допоможе це правильно зробити. Після чого документи слід подати до ДПС. До скарги слід прикладати і копії всіх необхідних чеків або інших документів, що підтверджують, які можуть підтвердити факт укладання угоди, при якій було сплачено податок на додану вартість.

Однак слід зауважити, що насправді даний метод отримання ПК використовується дуже нечасто. Оскільки він викликає багато запитань у співробітників контролюючих органів до заявника скарги та дає підстави для здійснення позапланової перевірки заявника контролюючими органами.

Штрафні санкції за несвоєчасну реєстрацію ПН/РК

Якщо платник ПДВ невчасно проведе реєстрацію податкової накладної, то органи державної податкової служби змушені будуть виписати йому штраф. Запізнитися з реєстрацією досить складно, адже на неї приділяється великий часовий проміжок, максимальний термін якого становить три роки. Навіть незважаючи на те, що терміни подання податкових накладних регулярно переглядаються та скорочуються, наприклад, Закон №1914, який зменшив термін внесення сум ПДВ до податкового кредиту до одного року з моменту оформлення РК або податкової накладної, все одно є достатньо часу для реєстрації всіх необхідних документів.

Штрафні санкції нараховуються підприємству до того моменту, поки “прострочену” ПН не буде внесено до Реєстру. Розмір штрафу становить певний відсоток від суми ПДВ, зафіксованої у незареєстрованій накладній. Крім того, він залежить ще й від терміну прострочення. Штрафні санкції нараховуються з першого для запізнення до моменту реєстрації.

Розміри штрафних санкцій:

• Якщо строки запізнення не перевищують півтори декади, то порушник має сплатити штраф у розмірі 10% від ПДВ, зазначеного в незареєстрованій ПН;
• Якщо строки запізнення коливаються в межах 16 – 30 днів, то розмір штрафних санкцій збільшується вдвічі і становить 20% від ПДВ, зафіксованого в ПН;
• Запізнення з реєстрацією на 31 – 60 календарних днів загрожує вже 30% штрафом від суми ПДВ, зазначеної у ПН;
• 40% від суми ПДВ, зазначеної у ПН у вигляді штрафних санкцій, доведеться заплатити, якщо строки запізнення перевищили 61 день, але ще не досягли року;
• Максимальні штрафні санкції – рівні половини вартості суми ПДВ, зафіксованої в ПН – необхідно буде заплатити, якщо порушник не реєстрував ПН більше року.

Проте пандемія коронавірусу внесла деякі виправлення й у сферу оподаткування. Було вирішено, що на території нашої країни на період карантину штрафні санкції щодо ПН, які мають прострочення реєстрації, не накладатимуться. Що стосується ПН, які слід було зареєструвати до початку карантину (1 березня 2020 року), то штрафні санкції будуть нараховані за період до 01.03.20, а потім будуть заморожені до кінця карантину.

Здійснення перевірки реєстрації ПН в ЄРПН

Кожен платник податку на додану вартість може перевірити, чи пройшла реєстрацію подана ним податкова накладна. Зробити це можна кількома способами: надіславши офіційний запит у паперовому вигляді або перевіривши статус через електронний кабінет. Для полегшення роботи з платниками податків на веб-ресурсі державної податкової служби було розроблено спеціальний сервіс, що дозволяє кожному платнику податку на додану вартість створити свій електронний кабінет, де він зможе в режимі реального часу отримувати всю інформацію, що його цікавить щодо поданих їм документів.

Це стосується не лише відомостей про ПН, як отриманих, так і виданих, і вже зареєстрованих у ЄРПН, а й можливість імпортувати ПН у свій обліковий запис у зручному для себе форматі.

Як отримати необхідну інформацію в електронному кабінеті платника податку на додану вартість?

Алгоритм дій простий і зрозумілий. Він включає всього кілька пунктів:

1. Здійснити вхід до особистого кабінету, використовуючи свій цифровий підпис;
2. Знайти вкладку ЄРПН та відкрити її. Оскільки одночасно на веб-ресурсі може бути велика кількість платників податків, які намагаються отримати потрібну їм інформацію, завантаження вкладки може зайняти певний час. Якщо з’являється повідомлення про збої в роботі ресурсу з технічних причин, можна спробувати повторити спробу через інший браузер;
3. Коли вдалося отримати доступ до вкладки, слід вибрати потрібну опцію залежно від того, інформацію щодо отриманих або виданих податкових накладних слід отримати: “Отримані ПН/РК” або “Видані ПН/РК”;
4. Далі слід скористатися пошуковим фільтром, щоб знайти потрібний документ. У ньому слід зазначити дату реєстрації та створення, статус ПН, назву контрагента. Після цього можна запускати пошук;
5. Коли документ буде знайдено, можна буде перевірити дані про його реєстрацію та правильність його заповнення;
6. Якщо необхідно, документ можна завантажити на ПК, скориставшись вкладкою ЕЦП. Щоб надалі цей документ можна було використовувати з бухгалтерських програм, його слід завантажувати, попередньо заархівувавши. Для цього достатньо натиснути одну кнопку “Експорт XML у zip”, яка дозволить і стиснути документ, і завантажити його на ПК.

Як перевірити ПН, перш ніж зареєструвати її в ЄРПН?

На етапі попередньої перевірки слід проконтролювати чи правильно зазначені реквізити, чи відповідає електронний підпис і чи актуальний він, чи дійсна реєстрація платника податку на додану вартість, чи немає перевищень за лімітом реєстрації, чи зазначені коригувальні дані.

• Здійснення контролю з урахуванням ознаки безумовної реєстрації;
• Здійснення контролю за ознаками ризикованості платника податків;
• Здійснення контролю з оцінкою позитивності історії платника податків;
• Наскільки ризикованою є досконала економічна операція.

Після здійснення перевірки ПН в органах державної податкової служби можливі три сценарії розвитку подій:

• Відмова у реєстрації. Така ситуація можлива, якщо податкова накладна не змогла пройти етапу попередньої перевірки через неправильне оформлення документа;
• Блокування ПН. Відбувається зупинення процесу реєстрації податкової накладної;
• Успішна реєстрація ПН у ЄРПН.

У кожній із вищеназваних ситуацій платник податку на додану вартість отримує квитанцію про ухвалення рішення органами ДПС.

Як діяти при блокуванні під час реєстрації ПН?

Існує порядок №1165, згідно з яким за результатами проведення внутрішньої перевірки контролюючими органами реєстрацію податкових накладних може призупинити. Платнику податку на додану вартість буде повідомлено про це протягом операційного дня.

У повідомленні та зупиненні реєстрації ПН має бути зазначена така інформація:

• Дата формування та номер ПН;
• Визначення критеріїв ризикованості, що спричинили блокування ПН в ЄРПН;
• Проведення розрахунку за вказаними критеріями ризикованості;
• Припис платнику податків надати документацію, яка здатна вплинути на зміну рішення, прийнятого контролюючим органом;
• Текст рішення ДПС із відмовою реєстрації ПН.

Намагатися повторно відправити неприйнятий документ – пуста витівка. Розблокування ПН можливе лише після подання у вичерпному обсязі додаткових відомостей, що стосуються конкретної накладної. Це можна зробити протягом року з дати, зазначеної органами Державної податкової служби, у неприйнятій ПН.

Блокування податкової накладної можливе в тому випадку, якщо у контролюючих органів виникають сумніви в правдивості інформації, що надається платником, з метою отримання ним податкового кредиту у більшому обсязі.

Кожен випадок подання ПН розглядається контролюючими органами окремо. У цьому береться до уваги податкова історія підприємства. Додатковим аргументом, здатним схилити шальки терезів на бік платника в спірних ситуаціях, є таблиця даних платника податків, оскільки в ній зведена інформація, яка дозволить уникнути блокування ПН або загальмувати блокування неприйнятих ДПС ПН. Коди товарів УКТ ЗЕД та послуг ДКПУ, за якими здійснюється господарська діяльність, внесені до таблиці та заздалегідь подані до контролюючих органів, здатні суттєво спростити процедуру реєстрації ПН у майбутньому.

Слід знати, що на період карантину, введеного у зв’язку з пандемією коронавірусу, всі терміни оскарження прийнятих контролюючими органами рішень щодо блокування ПН продовжуються. Відлік карантинного періоду ведеться з 18 березня 2020 року.

Скільки ПН можна зареєструвати в ЄРПН?

Законодавчо затверджено ліміт на реєстрацію податкових накладних. Це означає, що платник податків не може реєструвати нескінченну кількість ПН на необмежену суму.

Ліміт є певною сумою податку. Саме на розмір цієї суми платник податку на додану вартість має право реєструвати у реєстрі ПН. Ліміт є віртуальною величиною (чого не скажеш про розмір реальних сум на ПДВ-рахунку), яка використовується для проведення розрахунків. У Податковому кодексі України зазначено формулу, за якою розраховується ця величина (п.200).

Для уточнення свого ліміту реєстрації ПН слід подати до державної податкової служби запит. І тому заповнюється форма встановленого зразка. Після чого платник податків отримує відповідь від контролюючих органів з випискою, де зазначено суму, на яку платник податків може реєструвати ПН. Крім того, у виписці буде перераховано всі можливі критерії, що впливають на формування граничної суми.

Слід знати, що актуальність ліміту на реєстрацію ПН у виписці дійсна лише дату видачі цього документа. Слід використовувати розмір ліміту, заповнюючи ПДВ-звітність (дод. осередок рядка 19.1) як граничне значення для повернення податку на додану вартість. Подання про доступний ліміт також допоможе в оцінці наявних шансів на повернення зайвих грошей з рахунку, де знаходяться ПДВ-кошти, подавши до податкової звітності Додаток Д4.

У разі нестачі лімітного розміру кошти з ПДВ-рахунку спрямовуватимуться лише на оплату внесеного в декларацію податку на додану вартість нинішнього та майбутнього періодів.

Щоб співробітникам, які ведуть бухгалтерський облік на підприємстві, податковий ліміт не став головним болем, слід вимагати від своїх постачальників вчасно реєструвати вхідні ПН та РК.

Компанія — Аудит Сіріус Плюс також надає допомогу в реєстрації податкових накладних та інших регіонах України: Харків, Одеса, Дніпро, Запоріжжя, Львів, Кривий Ріг, Миколаїв, Вінниця, Полтава, Черкаси, Хмельницький, Чернівці, Житомир, Суми, Рівне, Івано-Франківськ, Кам’янське, Кропивницький, Тернопіль, Кременчук, Луцьк, Біла Церква, Ужгород, Нікополь, Бровари, Павлоград.